QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG
Công ty ABC
BẢNG KIỂM SOÁT
BIÊN SOẠN
|
|
Phòng Nhân sự
|
Bộ phận Tuyển dụng
|
Ngày hoàn thành, ký nhận
|
Ngày hoàn thành, ký nhận
|
15/10/2015
|
15/10/2015
|
Ký, ghi rõ họ tên
Thảo
Hồ Phương Thảo
|
Ký, ghi rõ họ tên
Thảo
Hồ Phương Thảo
|
KIỂM SOÁT
|
|
Đơn vị kiểm soát
|
Đơn vị kiểm soát liên quan
|
Ngày hoàn thành, ký nhận
|
Ngày hoàn thành, ký nhận
|
15/10/2015
|
15/10/2015
|
Ký, ghi rõ họ tên
|
Ký, ghi rõ họ tên
|
CHỈ ĐẠO VÀ PHÊ DUYỆT
|
|
Giám đốc
|
|
15/10/2015
|
|
Ký, ghi rõ họ tên
|
|
LỊCH SỬ THAY ĐỔI VĂN BẢN
Lần ban hành
|
Ngày
|
Sửa đổi điều khoản/mục
|
Nội dung (tên
điều mục)
|
Trang số
|
Lý do sửa đổi văn bản (tóm tắt)
|
001
|
25/09/2015
|
Ban hành lần đầu
Quy trình Tuyển dụng
|
|||
QUY TRÌNH SỐ 001/2015/QT NGÀY 25/09/2015
(V/v Tuyển dụng nhân sự)
I. MỤC ĐÍCH
Quy
trình này được xây dựng nhằm tuyển dụng được nhân sự theo trình tự hiệu quả và
phù hợp với từng vị trí cần tuyển và đặc thù của công ty, đảm bảo nguồn nhân lực
ổn định, sẵn sàng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
II. PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng
cho toàn bộ hoạt động tuyển dụng của Công ty ABC.
III. CÁC VĂN BẢN LIÊN QUAN
Á
Các Nội quy, Chính sách của công ty
Á
Quy định Tuyển dụng
Á
Quy trình Đào tạo
Á
Cẩm nang nhân viên công ty ABC
IV.
TRÁCH NHIỆM
Tất cả các cá nhân, bộ phận tham gia quá trình Tuyển
dụng đều phải thực hiện theo đúng Quy trình này, cụ thể như sau:
Á
Phòng Nhân sự:
-
Giám đốc Nhân sự: Đánh giá Nguồn nhân lực hiện tại của phòng ban đang có nhu cầu
Tuyển dụng để xác định rõ tính xác thực.
-
Bộ phận Tuyển dụng: Kể từ khi nhận được Phiếu yêu cầu tuyển dụng và Hồ sơ Tuyển
dụng, dựa theo các yêu cầu chi tiết, nhân viên phụ trách Tuyển dụng có trách
nhiệm đáp ứng đủ người trong khoảng thời gian sau:
+ Lao động phổ thông: Trong vòng 10
ngày.
+ Nhân viên Văn phòng, gián tiếp, bảo
vệ: Trong vòng 20-30 ngày
+ Quản lý cấp trung: Trong vòng
30-45 ngày
+ Quản lý cấp cao: Trong vòng 45-60
ngày
+ Cấp lãnh đạo: 60-90 ngày
(Cụ
thể Bảng Phân cấp chức danh được quy định trong Quy định tuyển dụng)
Á
Các bộ phận/phòng ban khi có nhu cầu tuyển
dụng:
-
Chịu trách nhiệm về Yêu cầu tuyển dụng mà bộ phận đề xuất
-
Cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết về vị trí cần tuyển ở mức độ chính xác
và phù hợp nhất, tham khảo ý kiến từ phía Bộ phận Tuyển dụng, Giám đốc Nhân sự
-
Tiếp nhận, chuyển giao Hồ sơ và bài kiểm tra… với Bộ phận Tuyển dụng.
-
Gửi đề bài, thang điểm, đáp án và kết quả cho Bộ phận Tuyển dụng (nếu có); nếu
bài kiểm tra do Bộ phận Tuyển dụng xây dựng thì thời gian xây dựng đề bài kiểm
tra sẽ không phải tính vào thời gian đáp ứng nhân sự.
-
Phối hợp với Bộ phận Tuyển dụng sắp xếp thời gian phỏng vấn thích hợp và nhanh chóng nhất.
Á
Ban Giám đốc:
Là
bộ phận có quyền hạn cao nhất trong việc xét duyệt quyết định Tuyển dụng
V.
QUY TRÌNH
1. Xác định nhu cầu tuyển dụng:
Nhu cầu tuyển dụng
phát sinh từ các nguồn sau: theo yêu cầu của GĐ, Phòng Nhân sự đề nghị, theo
yêu cầu của các Bộ phận sử dụng.
Các Bộ phận căn
cứ vào kế hoạch sxkd và nhu cầu công việc phát sinh để lập kế hoạch tuyển dụng vào
Phiếu đăng ký nhu cầu nhân sự theo mẫu NS
- 01 - BM01.
a) Tuyển
dụng phục vụ yêu cầu cho công việc gì
b) Điều
kiện đòi hỏi người dự tuyển phải đáp ưng được về: Tay
nghề, trình độ chuyên môn, kỹ thuật và những điều kiện khác tùy theo tính chất
công việc.
c) Số lượng cần tuyển dụng.
d) Loại lao động: chính thức hay thời vụ.
e) Thời
gian cần nhân sự.
2. Tập hợp nhu cầu:
Trưởng Phòng/ban/đơn vị tập hợp nhu cầu nhân sự của các Bộ
phận trực thuộc vào phiếu đăng ký nhu cầu nhân sự và chuyển cho Phòng Nhân sự
theo biễu mẫu mã số: NS - 01 - BM01. Phòng Nhân
sự phải tiến hành các bước sau:
a) Xác
định lại nhu cầu tuyển dụng của các Phòng/ban/đơn vị về số lượng, yêu cầu phục
vụ cho công việc.
b) Nếu xét thấy còn có một vài chi tiết chưa hợp lý thì
trao đổi trực tiếp với Trưởng Phòng/ban/đơn vị liên quan để thống nhất việc tuyển
dụng.
c) Sau khi
thống nhất nhu cầu cần tuyển dụng thì tiến hành tổng hợp theo từng đối tượng
lao động, số lượng lao động cần tuyển;
d) Lập kế hoạch tuyển dụng chuyển cho GĐ để xin ý kiến
tuyển dụng lao động (có phân tích và thuyết minh cụ thể); Nếu không đảm bảo các
yêu cầu thì sẽ thống nhất lại với các Trưởng Bộ phận liên quan theo ý kiến của
GĐ, nếu có những điểm chưa đồng ý thì phải thuyết minh cụ thể trình GĐ giải quyết.
3.
Lên kế hoạch tuyển dụng:
Sau khi được GĐ phê duyệt tuyển dụng, Phòng Nhân sự tiến
hành lên kế hoạch tuyển dụng theo biểu mẫu: NS - 01 - BM02 bao gồm:
a) Số lượng
và điều kiện tuyển dụng lao động cho từng công việc.
b) Nơi cung cấp nguồn nhân lực (thông báo tuyển dụng tại
chỗ, báo, đài, trung tâm giới thiệu việc làm, các trường đào tạo).
c) Thời gian tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng.
d) Dự kiến
thành phần tham dự phỏng vấn người lao động (tùy theo từng đối tượng để bố trí
người có trình độ chuyên môn để phỏng vấn, khảo sát nghiệp vụ chuyên môn).
e) Thời gian phỏng vấn.
f) Trình GĐ phê duyệt kế hoạch tuyển dụng bao gồm chi phí
tuyển dụng. Nếu GĐ chưa nhất trí thì dựa trên quan điểm của GĐ có sự trình bày
của Phòng Nhân sự để thống nhất kế hoạch.
4. Lập hội đồng tuyển dụng
-
Đối
với các chức danh là quản lý cấp Quản đốc, phó phòng trở lên thì bắt buộc phải
lập hội đồng tuyển dụng
-
Quyết
định lập hội đồng tuyển dụng được thực hiện theo mẫu: NS - 01 - BM03
5. Thông báo tuyển dụng:
Sau khi kế hoạch tuyển dụng đã được duyệt, Phòng Nhân sự
tiến hành thông báo tuyển dụng qua báo, đài, các trung tâm giới thiệu việc làm,
các trường đào tạo hoặc niêm yết thông báo, với các yêu cầu cụ thể như :
a) Các hồ
sơ xin việc gồm: Lý lịch (2 bản), đơn
xin việc (1), phiếu khám sức khỏe (1), CMND: bản sao có công chứng (1), hộ khẩu,
các bằng cấp (tùy theo từng công việc), ảnh, địa chỉ liên lạc bằng điện thoại
(nếu có).
b) Mức lương khởi điểm;
c) Địa điểm làm việc;
d) Địa điểm và thời gian tiếp nhận hồ sơ....
6.
Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ.
Phòng Nhân sự tiếp nhận hồ sơ
của ứng viên, hướng dẫn ứng viên về Quy trình tuyển dụng của công ty. Phòng Nhân sự tiến
hành sơ kiểm ứng viên xin thi tuyển dụng như sau:
a)
Kiểm tra ứng cử
viên có đủ tuổi không (căn cứ CMND, kiểm tra và đối chiếu với các giấy tờ khác,
trường hợp nghi ngờ ứng viên không đủ tuổi thì có thể kiểm tra qua phỏng vấn, nếu
ứng viên không đủ tuổi thì không nhận.
b)
Kiểm tra ứng viên
có đủ hồ sơ không ? Hồ sơ gồm:
-
Sơ yếu lí lịch (bản
chính – có xác nhận của chính quyền địa phương)
-
Giấy khám sức khỏe
(bản chính – 1 bản).
-
Đơn xin việc (bản
chính – có xác nhận của chính quyền địa phương)
-
Giấy tạm vắng (bản
sao có chứng thực của đơn vị cấp giấy), hộ khẩu (bảo sao có công chứng – nếu
có).
-
Giấy CMND bản sao.
-
Văn bằng chuyên môn
liên quan (bản sao có công chứng).
Toàn bộ các giấy tờ
được làm không qúa 6 tháng tính đến ngày Phòng Nhân sự kiểm tra. Trường hợp ứng
viên thiếu hồ sơ thì yêu cầu ứng viên bổ sung sau.
c)
Kiểm tra ứng viên
có bằng cấp chuyên môn, có kinh nghiệm, có chuyên môn đáp ứng được công việc
không?
Nếu đạt yêu cầu thì Phòng Nhân sự lập danh sách ứng viên
theo mẫu: NS - 01 - BM04. Sau đó phòng nhân sự thông báo lịch kiểm tra viết (nếu
có) cho ứng viên, trường hợp không đạt thì trả hồ sơ cho ứng viên.
Thông báo cho ứng viên được thực hiện bằng thư mời (trừ
trường hợp không có địa chỉ của ứng viên). Thư mời theo biểu mẫu: NS - 01 -
BM05
7.
Kiểm tra ứng viên:
6.1
Kiểm tra kiến thức chuyên môn (bài kiểm tra viết):
-
Phòng Nhân sự thông báo lịch kiểm tra cho ứng viên.
-
Phòng Nhân sự tổ chức cho ứng viên được kiểm tra.
-
Trước khi thi, ứng viên ghi vào bản tự khai theo biểu mẫu: NS - 01 - BM06
-
Sau khi thi xong, Phòng Nhân sự tổ chức việc chấm thi, thông báo kết quả
thi cho ứng viên bằng điện thoại.
-
Bảng tổng kết kết quả kiểm tra viết được ghi theo biểu mẫu danh sách ứng
viên: NS - 01 - BM07.
-
Đối với các ứng viên không đạt yêu cầu, phòng nhân sự thông báo kết quả
tuyển dụng qua thư theo mẫu: NS - 01 - BM08.
6.2
Phỏng vấn:
-
Đối với những ứng
viên kiểm tra kiến thức chuyên môn đạt yêu cầu, Phòng Nhân sự lập danh sách ứng
viên tham dự phỏng vấn theo biểm mẫu: NS - 01 - BM09.
-
Sau đó Phòng Nhân sự
có trách nhiệm thông báo về lịch phỏng vấn và kiểm tra tay nghề, lịch này được
thông báo cho ứng viên biết rõ. Thông báo phỏng vấn được thực hiện bằng thư mời
theo biểu mẫu: NS - 01 - BM11
-
Ứng viên không thi
viết sẽ ghi vào bản tự khai theo biểu
mẫu: NS - 01 - BM06
-
Phòng Nhân sự chuyển
ứng viên cho người phỏng vấn để kiểm tra hồ sơ và chuyên môn, kinh nghiệm làm
việc, cụ thể:
a/ Các điều kiện tuyển dụng:
-
Các bằng cấp, hoặc
tay nghề đã được đào tạo như thế nào ?
-
Người xin việc đã
hiểu gì về Công ty.
-
Đã có kinh nghiệm làm việc hay không? nếu có thì thời
gian là bao lâu ? đã làm việc ở nơi nào?
-
Điều kiện về ăn, ở,
đi lại nếu được tiếp nhận;
-
Tìm hiểu đôi nét về
nhân thân, hoàn cảnh gia đình;
-
Nguyện vọng khi được tiếp nhận làm việc.
b/ Nghiệp vụ chuyên môn
-
Tùy theo đối tượng
người phỏng vấn sẽ phỏng vấn, trắc nghiệm về trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay
nghề.
-
Việc phỏng vấn được thực hiện theo biểu mẫu: NS - 01 – BM12
Trên cơ sở duyệt của GĐ, Phòng
Nhân sự lập thư mời nhân sự được tuyển dụng đến công ty để hướng dẫn thời gian
làm việc, các quy định của công ty, các công việc cần thực hiện….Thư mời được lập
theo biễu mẫu: NS - 01 – BM1 Đối
với các ứng viên không đạt yêu cầu, phòng nhân sự gửi thông báo không đạt theo
mẫu ở trên.
8.
Tiếp nhận và thử việc:
-
Việc tiếp nhận và
thử việc như thế nào được thực hiện theo quy trình thử việc
VI. BIỂU MẪU KÈM THEO
1
|
Phiếu
nhu cầu tuyển dụng
|
NS
– 01 – BM01
|
2
|
Kế hoạch tuyển dụng
|
NS
– 01 – BM02
|
3
|
Quyết định thành lập hội đồng tuyển dụng
|
NS
– 01 – BM03
|
4
|
Danh sách ứng viên làm bài kiểm tra
|
NS
– 01 – BM04
|
5
|
Thư
mời làm bài kiểm tra
|
NS
– 01 – BM05
|
6
|
Bản
tự khai ứng viên
|
NS
– 01 – BM06
|
7
|
Danh
sách kết quả bài kiểm tra
|
NS
– 01 – BM07
|
8
|
Thông
báo không tuyển dụng
|
NS
– 01 – BM08
|
9
|
Danh
sách ứng viên tham gia phỏng vấn
|
NS
– 01 – BM09
|
10
|
Danh
sách câu hỏi phỏng vấn
|
NS
– 01 – BM10
|
11
|
Thư
mời phỏng vấn
|
NS
– 01 – BM11
|
12
|
Bảng
kết quả phỏng vấn
|
NS
– 01 – BM12
|
13
|
Thư
thông báo tuyển dụng
|
NS
– 01 – BM13
|
VII. PHÂN PHỐI TÀI LIỆU
- Bộ phận lưu trữ hồ sơ, tài liệu
-
Các phòng ban trong công ty.
*Đường dẫn các mẫu biểu cần thiết trong quy trình tuyển dụng:
Thảo Hồ
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét